隱藏發佈後之 Google 試算表的某些資料

這篇是我寫在 HappyMobs Wiki 上的文件，歡迎到那邊協助補完

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用 Google 表格 (Form) 做網際連署等表單時，常會遇到以下需求：

1. 最好可以即時公佈有哪些人已經參與連署
2. 最好可以隱藏一些隱私欄位 (例如 email、電話等)

很可惜，需求 2 目前沒有很好的解法，至少現在是這樣。

解決方案

目前沒有很好的解法，但還是可以用笨方法解。以下是幾種笨方法、及其副作用的介紹。

For programmer: 或許這可以利用伺服端程式藉著 API 存取 Google 試算表後再顯示出來，但目前似乎並沒有人寫這玩意。如果你有寫了、或是有找到這類解決方案，歡迎協助編輯這份說明。

Google 試算表裡的「隱藏欄」

副作用：對會 HTML 的人來說等於沒隱藏。

最簡單、也最不推薦的方法，便是先在 Google 試算表裡選取某欄、然後按滑鼠右鍵選擇「隱藏欄」，接著再發布。但這種方法只是把該欄位在視覺上隱藏起來，其發布的網頁原始碼中仍含有那些隱私資訊，對於 會用 HTML 的人來說等於沒有藏。因此，真正私密的資料不建議用這種方法。

發佈「影文件」

副作用：需要人工手動進行，耗時、無法動態即時更新。

說穿了就是把資料內容「複製」到另一份試算表，刪去隱私資料後再發佈那份「影文件」，這樣可以確保發佈後的東西安全。

以下假設有一試算表 A 需要發佈並隱藏其中的隱私資料，將複製的步驟說明如下：

1. 開啟試算表 A
2. 點選 Google 文件介面中的「檔案＞建立副本」，副本試算表的名稱請自訂 (在此以「B」為例)。
3. 刪除試算表 B 中的隱私欄位
4. 發佈試算表 B，並以試算表 B 的發佈網址為公佈名單網址。

如果你是想分享(而非發佈為 HTML) 給其他使用者，記得你刪除的資料依然會在「檔案＞修訂版本資訊」裡出現，所以變成是要先在試算表 A 裡刪除敏感資料、複製出試算表 B 後，再行復原試算表 A 剛才刪除的資料。進行這樣的動作之前，請先取消試算表 A 的「表單＞接受回應」，待資料復原後才打開。

日後要更新時有兩種方案可選：

同試算表、新版本

1. 開啟試算表 A
2. 點選 Google 文件介面中的「檔案＞匯出＞ xls」，這樣你會下載一個 MS Excel 檔案，在此例為 A.xls
3. 以硬碟上的軟體 (MS Office 或 OpenOffice 皆可) 開啟 A.xls，刪去敏感資訊後存檔
4. 回到 Google 文件，開啟試算表 B
5. 點選 Google 文件介面中的「檔案＞上傳新版本」，接著選取硬碟上的 A.xls 上傳

這麼做的優點是發佈的名單網址 (試算表 B 的發佈網址) 不會變動，缺點是需要硬碟暫存、不方便在公用電腦等地使用。步驟 3 也可以先省略、待步驟 4 與 5 都做完後再直接用 Google 文件編輯，但若要這麼做請記得先取消「有變更時自動重新發佈」，免得把還沒刪除敏感資料的版本送出去。

新試算表

非常簡單，只要按著原來複製出試算表 B 的步驟再從試算表 A 衍生出試算表 C、試算表 D 等等徒子徒孫就可以了。缺點是發佈名單的位置會經常更動 (因為你每次更新的時候真正發佈的試算表都不一樣)。

其他連署方案

由於隱藏 Google 文件表單資料中的隱私資訊如此麻煩，若您真的很需要即時、方便的連署功能，建議採用 Zoho Creator 等其他連署方案，不要用 Google 文件。